성공적인 회의진행을 위해서는 어떤 과정이 필요할까?

회사생활을 하는 사람들은 누구나 한번 쯤은 "회의를 많이 하는 회사는 망한다" 라는 말을 들어보셨을 텐데요, 저 또한 그러하며, 실제로 입버릇처럼 얘기하곤 합니다.

하지만 정말로 회의를 많이 한다고 해서 기업에 안좋은 영향을 미치는 걸까요?

성공적인 회의진행을 위한 기법에 대한 이야기를 잠시 해보려고 합니다.
내용에 앞서 여기에 작성된 내용은 제가 참석한 '회의진행기법'에 관한 강좌를 정리한 것임을 밝힙니다.

우선 '준비단계', '진행단계', '정리단계' 3 단계로 나누어 정리해 보았습니다.
준비단계

모든 회의참석자가 준비되어 있지 않다면 회의는 하지 않는 것이 차라리 낳습니다.

1. WANT JOIN 이 아니라 MUST JOIN 멤버만 소집하라
1. 이 사람이 오면 좋을 것 같다는 사람은 불러서는 안된다.
2. '이 사람이 없으면 회의 진행이 어려워'라는 사람만을 참석하도록 초대한다
3. '이 사람이 회의에 참석하면 문제가 될 것 같아'라는 사람은 참석시키지 않는다
   
2. 회의의 가장 중요한 목적을 SMARTA 로 표현하라
1. Specific : 구체적인 주제일 것
   
2. Measurable : 그 결과가 측정가능한 목표일 것 (수치화 할 수 있을 것)
   
3. Achievable : 달성가능한 범위일 것 (기존 달성치 대비 최대 30% 까지)
4. Result-oriented : 결과/성과 도출이 가능할 것
5. Time-bound : 시간제한이 있을 것 (마일스톤, 최대 3개월 이내)
6. Authority-bound : 좌장의 권한 이내에 있을 것
   
3. TOPIC에 대한 IN/OUT Factor 들을 명확히 하라
1. IN : 회의소집 전에 반드시 참여자에게 전달되어야 할 사항
   
1. Members : 리더를 포함하여 5명 이하가 적당 (최대 8명)
   
2. Location : 적절한 장소 예약
   
3. Time : 1시간 정도가 적당 (최대 2시간, 이 경우는 10분 휴식)
   
4. Topic : 회의 전(1일 최소 1시간)에 자료를 공유할 것
   단, 10~15분에 표현 가능할 만큼의 볼륨일 것
   
2. OUT : 회의의 구체적인 결과물이 아래의 어느 것에 해당하는가?
   
1. Idea
   
2. Feedback
3. Consensus
4. Problem Solving
5. Decision Making
   
4. 참여인원 모두가 동기부여가 될 수 있는 환경을 만들어라
1. 적절한 롤 분배를 하라 (Leader, Time Keeper, Writer, Helper ...)
2. 미리 회의 내용에 대한 준비자료를 명시적으로 받도록 만든다 (참여유도)
   
3. 적절한 격려를 통하여 참여자 스스로가 중요관계자임을 인지하도록 만든다
   
5. 이슈 또는 분쟁의 소지가 있는 사안은 사전에 알려라
1. 회의 중에 갑작스런 전달은 공격/방어적이게 만들 수 있다
2. 분쟁의 소지는 회의전에 어느정도 이야기 해둔다
   

진행단계

회의의 구체적인 문제점을 해결 또는 이상과 현실의 차이를 발견 단계입니다.

1. 문제점을 명확히 정의하라
1. 문제점이란 현실(AS-IS)과 이상(TO-BE)의 차이점(Gap)이다
2. 누구나 알기쉬운 용어로 되도록이면 짧은 문장으로 표현하라
   
2. 20 : 80 법칙에서 20을 찾아라
1. 문제점의 핵심인 20을 찾아라
   
3. 질보다 양으로 승부하라 (Brain Writing phase)
1. 해결방안/ 아이디어 도출시에는 최대한 많은 것을 도출하라
2. 격려하고 격려하고 또 격려하라 (부끄럽게 만들거나 주눅들게 하지마라)
   
4. 문제점을 5가지 내외로 분류하라 (Story Boarding phase)
1. 분류하고 통합하여 5개 내외로 정리하라
2. 분류된 아이템들을 다시 위계를 부여하라
   
5. 문제점에 대한 대안을 마련하라 (Action Plan phase)
1. 문제에 대한 대안을 마련하고 액션플랜을 작성하라
   

정리단계

회의의 내용정리 및 향후 작업에 대한 것을 명확히 하는 단계 입니다.

1. 대안을 직접 수행할 담당자를 정하라
1. 아무리 좋은 대안도 하지 않으면 의미가 없다
   
2. 되도록이면 구체적인 마일스톤을 잡도록 하라
1. 러프한 일정이라도 좋으니 그 자리에서 정하고 마무리 하라

위의 진행단계에서 너무 간단히 표현되어 있는 Brain Writing, Story Boarding 에 대한 방법은 문제점을 정의하고 해결하는 모든 과정에서 반복적으로 적용할 수가 있는데요, 간략히 요약하면 다음과 같습니다.

BRAIN WRITING

• 모든 참여자가 포스트 잇을 가지고 '아이디어'를 적습니다
• '포스트 잇'에는 6하원칙에 의거한 문제점을 구체적으로 적습니다.
  
• 해당 문제에 대한 통찰력을 가진 사람이 우선적으로 화이트보드에 붙입니다
• 문제해결능력이 없는 사람이 먼저 붙이면, 이후 의견에 영향이 있을 수 있습니다
• 순서대로 자신의 의견들을 붙이면서 동일한 의견이 있다면 그룹화를 하면서 수행합니다
• 최대한 많은 의견을 수집할 수 있도록 격려하고 공감할 수 있어야 합니다

STORY BOARDING

• 붙어있는 포스트 잇에 대하여 5개 내외의 분류를 만들어 구분합니다
• 사람이 인지하기 쉬운 적절한 횟수가 5~7개 정도라고 합니다
• 초기에는 횡적인 분류를 통하여 의견을 수렴 또는 반영합니다
• 횡적인 분류가 어느정도 끝나면, 종적인 위계에 대한 구분 또는 정리를 합니다
• 전체적인 작업이 끝나면 구체적인 문제점을 문장으로 표현합니다

그리고 에고그램의 시스템 분석이라는 자아상태진단 결과도 테스트 해 보았는데요, 저 같은 경우에 아래와 같은 항목이 상대적으로 부족하다는 결과가 나왔습니다. 그런데 정말 맞는 것 같습니다. 신기하리만치 잘 들어 맞더군요 -_-;;

Objective (목적)

1. 상대방의 정확한 요구(본질)를 정확하게 파악할 수 있어야 한다
2. 행동 이전에 3번의 WHY에 대한 답을 얻은 후에 행동하여도 늦지 않는다
   

Output (출력)

1. 구체적인 출력물을 명확하게 정의하여야 한다
2. 상대의 의지에 좌지우지 되지 않도록 통제력을 가질 수 있어야 한다

이제 대략 정리를 마무리 해야할 것 같습니다. 회의를 소집 또는 참여하기 전에 이 글을 한번씩 되뇌이면서 리마인드 한다면 좋을 것 같다는 생각을 해보았습니다. 어차피 모든 항목을 한번에 만족시킬 수 있다고 생각지는 않습니다. 한번에 하나씩 하나씩 지켜나가려고 노력한다면 좋은 결과를 볼 수 있으리라 생각합니다.

 이러한 회의진행 기법 과정을 들으면서 왠지모를 위화감이 들었는데... 곰곰히 생각해보니 아무리 이렇게 좋은 회의진행 방법 기법들을 연구한다고 하더라도 결국, 구성원들의 비전과 꿈의 방향이 비슷한 방향이냐 아니냐가 제일 중요한 전제조건이 아닌가 하는 생각이 들었습니다.

 일례로 강의에 참석한 대부분의 사람들과의 회의결과는 참으로 좋았습니다. 왜냐하면, 회의진행에 대한 공부를 하고자 스스로 선택한 사람들이 모였기 떄문입니다. 아무리 좋은 방법론, 기법 진행단계를 만들어 둔다고 하더라도 개개인의 마음속에 있는 큰 그림이 다르다면, '사상누각 [沙上樓閣]'이요 '동상이몽 [同床異夢]'이 아닐까요?

 결론이 좀 이상하게 나버렸는데요, 결국 '잘 준비되지 않은 회의를 많이 하는 기업은 빨리 망한다' 라고 해야 좀 더 정확한 의미 전달이 되지 않나 하는 것으로 마무리 지어야 겠네요 :-)